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Title:貿易合規建設的架構設計

Posted by:匯業海關律師

Time: 2018年08月27日


進出口貿易合規管理不同于一般的貿易操作,其核心在于建立一整套符合本公司貿易特征的合規機制和合規流程,并達到只要各個操作人員嚴格遵循合規流程從事,就能將貿易操作風險最小化。進出口貿易合規機制的設計不僅需要深諳本企業進出口特點,更要全面把握中國進出口監管政策。然而由于貿易方式的復雜多樣性,以及監管政策的隱晦多變,使得該領域內的合規建制面臨不小的難題,本文根據匯業海關律師團隊多年合規審計經驗,就進出口企業貿易合規建設提出如下建議:


1、確立貿易合規文件的首要原則

在進出口貿易活動中,合規、成本、時效往往是評價供應鏈有效性的根本要素,但是上述要素有時候會互相排斥乃至相互矛盾影響。一些企業的關務人員出于自身利益考慮,為了片面追求時效性或降低成本,會采取“擦邊球”的操作。對待這一現象,在貿易合規文件中必須首先明確將合規置于成本、時效之上,這個是合規管理得以有效實施的基本前提,這種不容商榷的前提應當作為首要原則以書面方式在企業各類合規文件中申明,使每一位員工了解并切實貫徹于行動之中。我們在合規審計中發現,很多進出口貿易企業對于合規、成本、時效三者之間的要素排列往往沒有區分重點,更沒有針對成本、時效與合規發生矛盾時擬定沖突規則,這樣會導致要素發生碰撞和矛盾時,企業沒有統一的協調機制。

2、根據貿易特征設計合規機制

現實中每個進出口企業的貿易流程不盡一致,因而不存在套用千篇一律的貿易合規流程模板來為企業擬定貿易合規機制。針對進出口企業的不同貿易流程和經營范圍,具體到不同產品有不同歸類編碼、不同貿易方式適用不同稅收政策、不同監管條件適用不同管制政策,這些紛繁復雜的貿易特征導致了貿易風險的多樣性。因此,我們認為,企業合規機制設計的起始不是如何制定程序,而是全面深入的分析本企業貿易特征,在此基礎上歸納個性化風險類別,對癥下藥制定合規機制,由此制定的貿易合規機制才能對本企業的進出口貿易風險起到防微杜漸的作用,而目前很多進出口企業的貿易合規流程均是照抄、照搬海關監管流程體系來設計,導致合規機制流于樣式化、表面化。

3、梳理企業的組織結構

這里的組織結構并非是指合規部門的組織結構,而是與貿易相關部門/職位的協同結構,在貿易合規中,由律師起草、設計一份結構清晰的組織結構圖,往往能夠有效促進貿易合規管理。組織結構圖的功能主要有如下:首先,從貿易形態而言,各環節紛繁復雜,往往會涉及關務、物流、法務、財務、采購、銷售、倉儲等多部門,有些環節很難說性質上屬于哪個部門的職責,所以企業需結合作業流程、專業知識及信息易獲得性等方面綜合因素,預先確定貿易活動各環節各層次的職責歸屬,充分發揮協同效應。其次,一旦發生合規問題,可以追溯合規漏洞發生環節,有針對性的進行改善。第三,員工發現合規問題時,知曉需要面對的咨詢對象或報告對象,確保貿易經營風險得到有效控制和反饋。

4、制定邏輯嚴謹的合規文件

依照我們的經驗,根據進出口貿易的特點,對于合規文件的制作,需考慮“三個分開”:一是進口合規流程和出口合規流程分開寫,雖然進口出口均是跨境貿易,但是監管政策和監管流程有很大不同,比如,同一產品在進口、出口中會涉及不同稅制和貿易管制。二是一般性流程與專門流程分開寫,一般性流程是產品進出口的通用流程和概括性流程,反映企業進出口活動的總體概貌,有些企業的合規文件就到此為止。但是大多數產品往往有其特別敏感或易發風險的特殊環節,比如需要申領某種許可證件,或者需要保稅監管的情形,此時,企業除了在一般性流程中概述外,應當專門建立該環節的合規文件,重點表述相關要求、流程及細節。三是起草者與審核者分開。合規文件應當署名,且起草人應當與審核人分別署名,便于反映文件形成的校對關系,同時明確合規文件責任歸屬。

5、適時保持合規文件替換更新

我們認為,進出口企業合規文件的價值在于確立標準,指導操作,培訓員工、明確責任,因此文件替換的正確性非常重要。近年來我國外貿管制及稅收政策改革頻繁,隨著關檢合并、通關一體化,相關監管條文也隨之變更較多,因此合規文件制作并非一勞永逸,有些企業未設立文件更新機制,有些企業每三年檢查更新一次,對于進出口合規而言,這種做法頗具風險,如果合規文件內容與現時監管政策導向南轅北轍,會對員工產生誤導。因此,企業應當設定專人專職,隨時檢視相關監管機構的官方網站,獲得最新政策資訊,據此啟動更新程序,確保文件的合規價值。文件更新程序一般應同于文件建立程序,有具體署名的變更起草人和變更審核人,每次變更要點均應記錄,對于重要更新需同時開展培訓。

6、定期組織人員培訓

進出口貿易活動具有一定的專業性,對于企業員工而言,僅憑一份書面合規文件未必能使其明確無誤的了解企業合規要求,且文字的抽象性易使不同人產生不同理解。因此,制定、發布合規文件只是一個方面,只有定期組織開展人員培訓,才能使合規要求的履行者與合規文件的制作者當面溝通,統一雙方之間的相互理解,消除彼此之間的疑問,將合規體系的制度價值最大化。我們建議,培訓活動不能流于形式,應當制作受訓人員簽到記錄,這樣既可追蹤培訓覆蓋面,又有利于提高受訓者的責任意識。此外,企業應當根據貿易合規活動的需要,結合不同情形或不同對象開展培訓,最大程度上使相關人員得到合規要求指導,比如監管政策發生重要變更時,應當結合更新文件的發布及時開展培訓;進、出口產品涉及境外貿易管制的,需定期開展供應商、銷售商培訓;新進員工由于缺乏作業經歷,往往容易發生差錯,也需及時開展培訓。

7、注重檔案文件管理

根據目前的監管要求,中國海關可在進出口貨物放行或監管結束后三年內對企業進出口活動進行稽查,因此對于進出口貿易相關文件、單證企業應當規定至少保留三年。值得注意的是,如果在進出口貿易活動中通過電子郵件確定的某些實體性決定或事實確認等,均應規定作為企業留檔,定期歸入貿易檔案,避免因人員離職導致事后情況不明,在監管部門啟動海關稽查程序時限于被動地步。對于監管部門出具的書面意見,更應妥善保存,實踐中對于同一產品,在同一監管部門不同地區分支,或同一監管部門不同人員情形下,執法意見可能產生不一致現象,因而導致給到企業的具體通關政策路徑選擇意見不一。此時如果企業注重保留書面意見的話,即使將來海關啟動稽查程序,那么對于企業主觀是否存在故意或過失的認定方面,此類文件是有決定作用的。

8、文本翻譯

在實踐中,我們注意到,一些企業為適應全球合規管理的需要,以外文為基礎制作合規文件,然后由外文譯成中文,如翻譯人員不太熟悉進出口專業知識,往往會導致中文表述文不達意,從而產生誤導,此類差錯比較有典型。合規文件的主要功能在于指導實際操作,杜絕貿易風險累積。而國內企業的基層實際操作者,如果外文水平有限,其根據中文表述所得到的指引就可能在操作中產生問題乃至于南轅北轍。為此,我們建議合規文件起草者盡量參照中國的進出口貿易政策,即使需要結合總部合規管理要求,在翻譯時應當仔細比對樣稿,嚴格審核中文文本與外文文本的一致性,使合規文件不至因翻譯質量削弱其價值和功能。


9、代理商指引

在進出口貿易活動中,企業往往需要一定的有資質的代理商介入,諸如貨代、報關代理、報檢代理、船代等構成了企業外貿活動的“法律之手”。上述代理關系的存在,使得企業可能因代理商的自身行為差錯而伴隨涉入相關法律責任,如報關企業對于進出口商品的要素申報不實,會連帶企業作為稅款納繳義務人而遭受罰款的風險。因此進出口企業應當將進出口貿易活動中的代理商納入合規管理范疇。一方面企業可以向代理商發出合規指引或者簽訂合作備忘錄,明確本企業合規原則及特定要求,指示代理商遵循。另一方面,企業通過對代理活動的復核或KPI考核等程序,評估代理質量,作為后期采購代理服務的質量指標,從而促進代理活動整體合規水平的提高。

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